Klachtenregeling

BEGRIPSOMSCHRIJVING

Klacht: 
Elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door Team KEIZER, door of namens de cliënt kenbaar gemaakt. 

Klager: 
De cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht uit. 

Klachtenprocedure: 
De op het kantoor gehanteerde procedure voor behandeling van klachten. 

Klachtenregeling: 
Dit document, zijnde de schriftelijke weergave van de op het kantoor gehanteerde klachtenprocedure. 

Klachtenfunctionaris: 
De externe persoon, niet zijnde de betreffende medewerker van Team KEIZER tegen wie mogelijk de klacht is gericht of een directe collega van hem/haar, aan wie de behandeling van de klacht is overgedragen. 

Klachtenregistratieformulier: 
Een intern te gebruiken formulier ter uitvoering van de in de klachtenregeling vastgelegde procedure. 

DOELSTELLINGEN

De doelstellingen van de klachtenregeling zijn:

  1.  Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen. 
  2.  Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen. 
  3.  Behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling. 
  4.  Medewerkers trainen in cliëntgericht reageren op klachten. 
  5.  Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse. 

INFORMEREN VAN DE CLIËNT 

De medewerker van KEIZER wijst de cliënt erop dat Team KEIZER een klachtenregeling hanteert.
De klachtenregeling is tevens vindbaar op de website van het bedrijf.

De klacht kan schriftelijk, per post, worden verstuurd naar het kantooradres van Team KEIZER, o.v.v. Klacht.
Daarnaast kan de klacht per email worden verstuurd naar klachten@keizer.email, deze wordt rechtstreeks behandeld door de klachtenfunctionaris.

DE INTERNE KLACHTENPROCEDURE 

1.  Wanneer een cliënt op enigerlei wijze het kantoor benadert met een klacht dan dient de betrokken medewerker daarvan in kennis te worden gesteld.

2.  De betrokken medewerker tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na raadpleging van de klachtenfunctionaris. 

3.  De betrokken medewerker respectievelijk de klachtenfunctionaris draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling. 

4.  Geheimhouding dient onder alle omstandigheden te zijn gewaarborgd.

5. De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt medegedeeld.

REGISTRATIE EN CLASSIFICATIE VAN DE KLACHT 

1. Alle klachten worden geregistreerd op/volgens het klachtenregistratieformulier.

2. De klachtenfunctionaris registreert en classificeert de klacht.

3. De klacht wordt geclassificeerd 

•   naar wijze van indiening als:

A. mondeling 

B. schriftelijk 

•   naar aard van de klacht volgens onderstaande categorieën: 

I. klachten over werkwijze van/bejegening door de medewerker  

II. klachten over inhoudelijke aspecten van de dienstverlening 

III. klachten over financiële aspecten van de dienstverlening 

IV. klachten over praktijkvoering in het algemeen

4. Een klacht kan in meerdere klassen worden ingedeeld.

5. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de betrokken medewerker en de klachtenfunctionaris het Klachtenregistratieformulier.

VERANTWOORDELIJKHEDEN

1.  De betrokken medewerker en daarna de klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten.

2.  De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een volledige invulling van het klachtenregistratieformulier.

3.  De betrokken medewerker houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van de verdere afhandeling van de klacht.

4.  De klacht dient binnen vier weken schriftelijk door het kantoor afgehandeld te zijn. 

5.  De klachtenfunctionaris zorgt voor een reactie naar de klager. 

6.  De klachtenfunctionaris houdt het klachtendossier bij.

ANALYSE VAN DE KLACHTEN 

1.  De klachtenregistratieformulieren worden na afhandeling van de klacht verzameld bij de klachtenfunctionaris. 

2.  De klachtenfunctionaris brengt van de afhandeling van klachten periodiek verslag uit. 

3.  De klachtenfunctionaris verwerkt de gegevens en maakt jaarlijks een analyse. 

4.  De klachtenfunctionaris doet tevens aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.

INTERN BESPREKEN

1.  Eenmaal per jaar worden de klachtengegevens op basis van een analyse op het kantoor besproken.

2.  Maatregelen ter verbetering worden voorbereid en gepland.

3.  De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor het voorbereiden van deze vergadering en het maken van een analyse.

PREVENTIEVE ACTIE

1.  Op grond van de jaarlijkse analyse van de klachtenfunctionaris beslist het kantoor over de te nemen preventieve maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.

2.  De te nemen maatregelen worden gezamenlijk met de analyse gepresenteerd in de kantoorvergadering.

Klacht?

Klachten kunnen per post, o.v.v. Klacht, naar onderstaand adres gestuurd worden.
Daarnaast kan de klacht per email worden verstuurd naar klachten@keizer.email, deze wordt rechtstreeks behandeld door de klachtenfunctionaris.